為了避免誤解而詳細闡述雙方責任的文件，然而它們的真正價值在于能讓你：

1、考證訪尋任務是否真實存在；

2、深入收集完成這項任務所需要的信息，確保工作的有效性，

3、控制你和客戶的關系。

此外，合同和建議書也是成交的重要標志。打印成文的正式文件不僅能立刻樹立你在客戶眼里的信譽，也表示你的服務和收費標準被正式接受。    

合同和建議書代表的不是個人的意志，因此能幫你協調有可能引起的爭執。你處境尷尬時，可以把它當成擋箭牌，比如“這是我們的標準合同，我們真的沒有打折的權利。”

建議書

建議書比報價單更全面，它不僅明確了你服務的具體價格，也具體列出你將為這筆費用所付出的服務。建議書還包括了報價單無法體現的一個重要特征：靈活性。

給建議書的增加一些條款，再給客戶留出簽字的地方，你的建議書就變成了合同。當我們給目標客戶或客戶遞交建議書時，我們真正給他們的是一份偽裝過的合同。

如果客戶對你的服務很感興趣，但還沒有決定購買，你也可以試著給他寫一份前期建議書，采取以退為進的策略。

和建議書不同的是，前期建議書中不涉及費用問題。它的主要目的是驗證你對客戶需求的理解，說明你服務的能力。專業的前期建議書是非常有效的銷售工具，它能展示你滿足客戶需求的能力。如果你和客戶能談妥前期建議書中出現的所有問題，你就可以把工作再向前推進一步，請他簽署正式建議書或合同。如果在談前期建議書時遇到了障礙，你至少可以明白問題出在哪里，也避免了談價錢的麻煩。

一份份合同比建議書更詳盡，他明確規定了具體的價格，遞送日期等等。為了避免麻煩，最好在簽字前和對方一起確認合同的各項條款。

我們只寫簡短精練的合同，不寫冗長羅嗦的。冗長的合同只適用于那些古怪的客戶，缺乏普遍性。這種合同通常包含了許多不相關的問題，只會分散你客戶的精力，浪費你們的時間，最糟糕的是， 它很可能使你陷入困境，或承諾許多原本沒有必要的服務。

和老客戶打交道時，他有你以前的合同文件，你只要續簽一份就可以了。這種文件可以省去許多套語，直接涉及具體事務，比如訪尋方式、具體日程，還有費用問題。我們認為續簽合同是成功客戶關系的一個象征。

訪尋工作表和確認面談

我們給客戶遞送的每份合同或建議書都會附有一份工作表，客戶必須認真填寫后，訪尋工作才能開始。我們把這份工作表叫做“導航器”，因為它能確保我們和客戶合作成功。

工作表把填寫訪尋具體要求的責任交給了人事經理，讓他們不得不認真考慮，仔細填寫。

工作表讓講究策略的客戶也能以按我們是要求填寫工作訂單。當發生分歧時，這張工作表就是解決問題的憑據。有了這張表格，我們也不必費盡口舌的向人事經理詢問他的要求，節約了大量的時間，又明確了訪尋標準。

一旦接到對方填寫完整的工作表，我們就會安排一次確認面談，確認所有必須事先聲明的問題或補充遺漏的項目。當我們和客戶開確認會時，我們感覺就仿佛空軍指揮官在核查準備起飛執行任務的最后名單，它意味著我們要么終止這個任務，要么在執行任務前做必要的修改。如果確認會進展順利，我們拿到了簽字的合同，訪尋也就開始了。

保護雙方的權益

在任何有風險的合作關系中，很自然，雙方都會努力保護自己的利益。

比如我們總是在合同中明確招聘職位的頭銜和客戶期望的候選人匯報關系， 并且把同人事經理提供的職位描述或工作表列為參考材料。我們這樣做是因為如果他們在訪尋開始后 改變了職位或職位描述（這并不罕見）， 我們也有沒找到所謂合適人選的理由。

此外，有時我們竭盡全力的做訪尋工作，可這個職位卻突然不需要了。 但是我們可以通過執行合同里關于保證金、實際發生費用報銷等條款，這樣，即使客戶突然撤出，我們也不至于損失慘重。

從客戶的角度來看，最糟糕的事莫過于付了獵頭費用，而候選人卻只工作了一、兩年就離開了。為了解釋這個問題，我們建議客戶，如果擔心候選人工作的穩定性，那就不要雇傭他。除此之外，我們還提供60天內免費重新訪尋的保證，之所以這樣慷慨，是因為考慮到雇傭與否是由客戶決定，而我們提供的是訪尋服務。

許多年來，我們對自己設置條款的能力更加自信了（不愿意再為沒有明確委托書的客戶浪費時間），我們和客戶溝通的方式也從電話接單演化為建議書，再演變為各種合同。那種聽電話填單子， 傳真報價單，接著就不遺余力的開始訪尋的日子早已一去不復返了。要是我們能早一些改變這個程序該有多好啊。記住，如果你不能對你的生意進行某種程度上的控制，那你就無法為自己在市場上定位。主動打進電話提交工作訂單的確讓人感到興奮，現在當我們接到這種電話時，我們就向對方詳細說明我們的工作程序，感謝他們的關照，并給他們發一份完整的服務說明資料。

如果對方態度認真并具備資格，我們就一定有機會合作。但是我們不會因為一位人事經理打電話垂詢服務項目就放下手中所有的事。